Этапы подготовки приказов по охране труда

Для издания приказа нужно:

1. Собрать и проанализировать необходимую информацию. Собираемая информация для подготовки приказа должна быть максимально полной и объективной для реального разрешения существующей проблемы. При этом нелишне поинтересоваться аналогичной практикой оформления конкретного приказа у опытных специалистов по ОТ и ТБ, иметь рабочие контакты с отделами ОТ при администрации своей территории и постоянно повышать свою юридическую грамотность.

2. Подготовить проект приказа. Проект приказа готовится в полном соответствии с указанным ГОСТом, но с грифом «Проект».

3. Согласовать текст приказа с заинтересованными управленческими структурами и должностными лицами. При действии на предприятии (организации) Документированной системы менеджмента качества не должно возникать особой проблемы с согласованием. При ее отсутствии необходимо выполнить следующие организационные мероприятия. К листу приказа прилагается лист согласования:

Лист согласования

4. Оформить документ в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Требования к оформлению и образцы документов». Оформление проекта приказа после результатов согласования выполняется на бланке организации в соответствии с ГОСТом.

5. Представить руководителю для подписания документа. После подписания документа руководителем предприятия (организации) он приобретает правовой статус как внутренний локальный документ.

6. Доведение приказа до исполнителей. Доведение приказа до исполнителей (руководителей подразделений) следует организовать особенно тщательно. Обычно эту роль выполняет секретарь руководителя, но в силу особой важности приказов по ОТ и ТБ, как связанных с предполагаемым расследованием несчастных случаев и других ЧП, следует проводить персонально специалисту по ОТ и ТБ. В каждом подразделении организации у руководителя (как и у специалиста по ОТ и ТБ) обязательно должны быть папки для приказов. Также оформляется лист рассылки приказа:

Лист рассылки приказа

Один лист рассылки хранится совместно с оригиналом приказа у секретаря руководителя предприятия (организации), второй — у специалиста по ОТ и ТБ.

7. Обеспечение мониторинга исполнения, принятие решения на корректировку приказа при изменении фамилии должностных лиц, структурных подразделений и других различных ситуаций для надлежащей его работы.

Учитывая особое значение приказов, в обязательном порядке необходимо вести следующие документы:

1. Книгу учета инструктажей, бесед, занятий по вопросам охраны труда и техники безопасности.

2. Книгу учета выдачи регистрируемых документов по вопросам охраны труда и техники безопасности.

Книга Учета инструктажей, бесед, занятий по вопросам охраны труда и техники безопасности ведется в целях единого учета всех проводимых инструктажей, бесед, занятий, разъяснений, возникающих в процессе деятельности специалиста по ОТ и ТБ, причем с любым работником предприятия (организации) (рис. 2). Книга оформляется по всем правилам ведения документации и может служить для анализа деятельности специалиста по ОТ и ТБ. Особое место в этой книге необходимо уделять разъяснительной работе по действующим приказам, и фиксировать все это нужными записями и подписями.

Рис. 2. Внутренняя сторона книги

В книге учета выдачи регистрируемых документов по вопросам охраны труда и техники безопасности учитываются все документы, литература и пр., которые специалист по ОТ и ТБ предоставляет конкретному работнику организации в целях единого учета, в том числе и приказы (рис. 3).

Рис. 3. Внутренняя сторона книги

Однако если организатор не в состоянии проконтролировать отданные распоряжения (в данном случае приказ), то нет никакого смысла его готовить. Поэтому целесообразно иметь Журнал коттюля исполнения приказов-распоряжений по вопросам ОТ и ТБ (рис. 4).

Рис. 4. Внутренняя сторона книги

Как видно, форма журнала достаточно проста, но в процессе работы по исполнению приказов она станет ценнейшем документом в руках грамотного специалиста по ОТ и ТБ не только как отражение деятельности отдельных руководителей, но и организации в целом, и обязательно принесет неоценимую пользу в подготовке и составление других распорядительных документов.