Основные положения аудита. Оформление результатов аудита

4. Оформление результатов аудита и информация.

4.1. После завершения аудита должен быть оформлен «Протокол несоответствия» (Приложение 3), по каждому выявленному несоответствию, проведена заключительная встреча аудиторской группы с руководителем подразделения для ознакомления с выявленными несоответствиями и предварительными выводами.

4.2. По результатам аудита в 10-дневный срок должен быть оформлен и направлен (или передан) руководителю соответствующего подразделения «Отчёт об аудите» по установленной форме. В отчёте должно быть дано сжатое и чёткое описание фактического состояния СУОТ подразделения, выявленные недостатки, сделан вывод о наличии (отсутствии) в подразделении необходимой нормативно-правовой базы, эффективности функционирования системы управления охраной труда и выполнении законодательных норм, а также дана оценка деятельности подразделения в соответствии с установленным порядком.

В зависимости от результатов (в качестве выводов) могут быть даны рекомендации о проведении повторного аудита с целью проверки выполнения рекомендаций и устранения недостатков (нарушений), изложенных по результатам предыдущего аудита.

4.3. Служба ОТ готовит сводный отчёт по результатам проведенного аудита:

информация о результатах аудита должны быть доведена на одном из совещаний с участием собственника (руководителя) предприятия до сведения руководителей всех служб и подразделений.

Кроме того, результаты аудита в недельный срок с момента получения отчёта должны быть обсуждены с участием начальника (заместителя начальника) службы охраны труда предприятия в соответствующем подразделении с руководителями цехов, участков, бригад, др. специалистов и ответственных лиц этого подразделения.

4.4. Аудит считается завершённым, когда выполнены все процедуры, предусмотренные программой и настоящим Положением, а отчёт направлен в подразделение.

4.5. О принимаемых мерах и выполнении рекомендаций руководитель подразделения обязан в конце каждого истекшего квартала (до полного выполнения) информировать службу охраны труда.

4.6. Результаты аудита находятся на контроле службы охраны труда, пока не будут выполнены все рекомендации и не устранены все выявленные недостатки, указанные в отчёте и реализованы корректирующие действия.

4.7. Все документы и материалы, которые оформляются во время проведения внутреннего аудита (программа или план аудита, письменное уведомление об аудите, «Опросный лист», «Протокол несоответствий», «Отчёт об аудите», копии планов корректирующих действий и др.) передаются в службу охраны труда, комплектуются в специальном реестре под регистрационным номером (для этого должен вестись журнал учёта аудитов) и хранятся в течение трёх лет. 4.8. Корректирующие действия.

Корректирующие действия, назначенные руководителем подразделения, осуществляются в указанные сроки. После их выполнения руководитель подразделения делает отметки в Протоколах несоответствий, которые затем передаются в службу ОТ для контроля.

Выводы

Контроль - как функция управления, контроль за производством работ и процессов, аудит - это ключевые составляющие Единой Системы взаимосвязанных и взаимообусловленных контрольно-надзорных действий, направленных на достижение заданных целей. Каждый из них выполняет определенные функции, по каждому из них должны быть чётко обозначены его роль, содержательная часть и механизм реализации (Рис 23)

Учитывая многообразие форм и направлений, по которым реализуются контрольные действия и меры, назовём такую Систему многоступенчатой поливариантной Системой Контроля по охране труда. Основу её составляет известная трёхступенчатая система.

«Поведенческий же аудит» в этой системе отражает только одно из направлений - контроль за действиями персонала на соответствие их установленным требованиям и не предусматривает наказательных последствий. По этой причине он в соответствующей форме имеет право на существование как одно из направлений при осуществлении контрольной деятельности.

Поэтому для того, чтобы сформировать целостную Систему контрольной деятельности, необходимо учитывать и регламентировать соответствующим Положением (стандартом) все три составляющие, при этом для каждого из этих видов контроля должны быть установлены сроки (периодичность), порядок осуществления, лица, ответственные за их функционирование. Это позволит в значительной мере повысить результативность трудоохранной деятельности в целом.

Эффективность системы контрольной деятельности может быть достигнута только в том случае, если она осуществляется неформально, по всем составляющим, а по её результатам принимаются соответствующие решения (меры), причём делается это оперативно. Учитывая это, при организации контрольной деятельности важно прежде всего обозначить желаемый результат, который мы хотим получить от Системы контроля (в широком смысле этого понятия), сформулировать его в виде измеряемой цели или SMART («смарт») целей, а затем осуществлять мониторинг за их осуществлением.

Преимущество представленной системы состоит в следующем:

сохраняется преемственность систем: трехступенчатой и системы контрольной деятельности, заключающейся в наличии трех иерархических уровней и трёх направлений, по которым она осуществляется;
она охватывает практи чески весь спектр контрольно-надзор ных действий, обеспечивающих мониторинг состояния охраны труда, принятие на этой основе более взвешенных адекватных решений и результативных корректирующих мер;
система отвечает всем, ранее изложенным принципам и при неформальном ее исполнении она может быть эффективным средством профилактики травматизма и механизмом управления охраной труда на предприятии.