Управление документацией и записями по охране труда. Особенность нормативной базы

Особенность нормативной базы в охране труда заключается в значительном разнообразии формирующих её документов. Поэтому целесообразно документы в границах указанных уровней типизировать и унифицировать по структуре, содержанию и построению, что позволит повысить эффективность их применения, сократить процессы и затраты на их разработку.

Ограничение их разнообразия может быть достигнуто созданием единой технологии разработки на основе общей модели построения с использованием типовых и унифицированных форм, применения модульного принципа формирования системы документов.

Практически это может осуществляться по двум направлениям:

1. первое - унификация форм построения и оформления документов без привязки к конкретному объекту разработки;
2. второе - касается содержательной стороны документа, т.е. там, где это связано непосредственно с объектом разработки.

Таким образом, разнообразие документов может быть сокращено на основе следующих принципов:

1. создание общей модели построения;
2. использование единой терминологии;
3. типизация и трафаретизация текстов;
4. использование единых правил построения;
5. использование единых правил оформления.

В состав документации входят внутренние и внешние документы, которые и составляют нормативно-правовую основу функционирования системы управления и всей трудоохранной деятельности.

Структура и иерархия внутренней документации предприятия в области охраны труда в зависимости от уровней управления представлена на Рис. 25.

Рис. 25. Иерархическая структура внутренней документации предприятия в области охраны труда по уровням управления

Необходимость ведения записей обусловлена соответствующими правилами или др. НПА, что обеспечивает отслеживание выполнения требований этих документов.

К числу таких обязательных документов и записей относятся журналы, протоколы, различные установленные формы статотчетности.

К примеру, это:

1. журналы регистрации несчастных случаев, профессиональных заболеваний и аварий;
2. журналы регистрации всех видов инструктажей;
3. протоколы проверки знаний по охране труда;
4. журналы регистрации нарядов-допусков;
5. статформы и др.

Информация и статистическая отчетность по вопросам охраны труда представляется соответствующим органам в установленные сроки. Исполнителя определяет собственник, исходя из характера информации, которую необходимо представить.

Кроме этого, руководителям предприятия, служб (отделов) и подразделений могут представляться по их требованию или по усмотрению специалистов службы (отдела) охраны труда другие аналитические данные и информация о состоянии ОТ.

Руководители предприятия и подразделений, служба охраны труда систематически должны информировать работников о состоянии охраны труда, причинах аварий, несчастных случаев и профессиональных заболеваний, о мерах, которые приняты для их устранения и обеспечения на предприятии условий безопасности труда на уровне нормативных требований.

В заключение приведём основной принцип управления документами и записями: «всё, что делается, должно документироваться» или, наоборот - «документируется всё, что делается».